Der Vertrag ist unterschrieben. Und dann? Für viele neue Mitarbeiter:innen beginnt eine Wochen lange Funkstille. Das hat Konsequenzen.
Dein Wunschkandidat hat zugesagt. Gut. Aber bis zum ersten Arbeitstag vergehen vier, sechs, manchmal acht Wochen. Was bekommt er in dieser Zeit von euch? Meistens: nichts. Keine Informationen über den ersten Tag, kein Kontakt zur Führungskraft, kein Einblick ins Team.
Diese Phase hat einen Namen: Preboarding-Lücke. Und sie ist teurer als die meisten Unternehmen glauben. Kandidat:innen, die nach der Zusage nichts mehr hören, fangen an zu zweifeln. Sie vergleichen mit anderen Angeboten, die vielleicht noch auf dem Tisch liegen. Im schlimmsten Fall kündigen sie vor dem ersten Arbeitstag. Im besten Fall kommen sie, aber mit deutlich weniger Vorfreude als sechs Wochen vorher.
In einem Arbeitsmarkt, in dem Fachkräfte knapp sind und Recruiting teuer, ist das ein strukturelles Risiko, das sich mit dem richtigen Prozess vermeiden lässt.
Die Preboarding-Phase ist aus Unternehmensperspektive oft unsichtbar: Das Recruiting ist abgeschlossen, der Vertrag unterschrieben. Formal läuft alles. Aber für neue Mitarbeiter:innen ist diese Phase hochrelevant. Sie bilden erste Erwartungen, justieren ihre Entscheidung nochmal nach und entscheiden, mit welcher Haltung sie an Tag eins ankommen.
Unternehmen, die diese Phase aktiv gestalten, haben einen Vorteil. Neue Kollegys, die schon vor dem ersten Arbeitstag wissen, wer ihr Team ist, wer sie erwartet und wie der erste Tag abläuft, kommen anders an. Nicht mit offenem Fragezeichen, sondern mit dem Gefühl: Ich bin hier schon willkommen.
Das ist keine Frage von Wertschätzung im abstrakten Sinn. Es ist Retention-Strategie.
SAP SuccessFactors Onboarding ermöglicht genau das: neue Mitarbeiter:innen erhalten bereits vor dem offiziellen Starttermin Zugang zu einem personalisierten Portal im Unternehmensdesign. Dort finden sie Infos zum Team, Videos zur Unternehmenskultur, eine Vorstellung ihrer Führungskraft und ihres Paten sowie alle relevanten Informationen für den ersten Tag.
Der Begriff dafür ist Day-Zero-Experience. Der erste Kontaktpunkt mit dem Unternehmen als Mitarbeiter:in liegt nicht an Tag eins, sondern an Tag null. Und der Eindruck, der dort entsteht, ist gesteuert, positiv und konsistent.
Das Portal läuft im Unternehmensdesign, ist von jedem Gerät aus zugänglich und funktioniert ohne IT-Aufwand auf Seite der neuen Mitarbeiter:innen. Kein VPN, kein Unternehmensgerät, keine Hürde.
Die Day-Zero-Experience ist ein sichtbarer Baustein. Darunter läuft ein vollständig automatisierter Prozess. Neue Kollegys erfassen ihre Stammdaten eigenständig im Portal, sicher und DSGVO-konform. HR muss keine Daten abtippen, keine Rückfragen beantworten, keine Formulare nachverfolgen.
Gleichzeitig wissen HR, Führungskraft und IT durch automatische Aufgaben und Benachrichtigungen genau, was wann zu tun ist. Die Führungskraft schreibt die Begrüßungsnachricht im System, weist den Paten zu, plant erste Termine. HR behält den Überblick per Dashboard. Nichts läuft über E-Mail-Ketten oder mündliche Absprachen.
Wer SuccessFactors Recruiting im Einsatz hat, kann Bewerberdaten direkt übernehmen. Kein doppeltes Eintippen, keine Fehlerquelle bei der Datenübernahme.
Für Führungskräfte ist der strukturierte Preboarding-Prozess eine echte Entlastung. Sie werden durch das System geführt, nicht mit einer offenen Aufgabenliste allein gelassen. Was zu tun ist und bis wann, steht klar im Portal. Das schafft Verbindlichkeit, ohne Aufwand zu erzeugen.
Für HR verlagert sich der Schwerpunkt. Weniger Zeit für manuelle Koordination, mehr Kapazität für das, was Onboarding inhaltlich ausmacht: einen guten Start begleiten. Das Dashboard zeigt jederzeit, wo Aufgaben offen sind und wo der Prozess stockt.
Das Ergebnis ist ein Onboarding, das nicht von einzelnen Personen abhängt, sondern systemisch funktioniert. Auch wenn HR-Kollegys krank oder im Urlaub sind.
Ein häufig übersehener Aspekt: Derselbe strukturierte Onboarding-Prozess lässt sich über eine Crossboarding-Erweiterung auch für interne Wechsel nutzen. Mitarbeiter:innen, die die Abteilung wechseln oder befördert werden, stehen vor ähnlichen Fragen wie Neueinsteiger:innen. Wer ist das Team? Was wird erwartet? Wie läuft der Einstand?
Ein geführter Prozess hilft auch hier, den Übergang professionell zu gestalten und den Mitarbeiter:innen das Gefühl zu geben: Dieser Wechsel ist gewollt und vorbereitet.
Das Onboarding Take-Off Paket von t.serv bringt den vollständigen Prozess inklusive Day-Zero-Experience in 6 Wochen live. Vorkonfiguriert, zum Fixpreis, auf Basis von hunderten erfolgreichen Implementierungen. Im Kick-off wird der Standardprozess vorgestellt und auf eure Ziele abgestimmt. Danach konfigurieren wir das Portal, enablen die Key User und nehmen gemeinsam ab.
Berechtigungskonzept und Datenlöschkonzept (DRTM) sind von Anfang an inklusive. Individuelle Erweiterungen, eigene Videos, tiefergehende Teamvorstellungen oder die Anbindung von Drittsystemen, lassen sich transparent auf T&M-Basis ergänzen.
Recruiting kostet Zeit und Geld. Ein Ghosting vor dem ersten Arbeitstag macht beides zunichte. Die Preboarding-Lücke ist kein unvermeidliches Risiko, sondern ein lösbares Prozess-Problem. SAP SuccessFactors Onboarding schließt sie strukturell, nicht mit Einzelmaßnahmen.
Wenn ihr wissen wollt, wie das konkret für euer Unternehmen aussieht, meldet euch für ein unverbindliches Erstgespräch.